Методические указания

по заполнению паспорта на каталог/картотеку

Паспорт заполняют отдельно на каждый каталог или картотеку.

Все сведения заносят в паспорт в полной форме без сокращений, четким разборчивым почерком. Некоторые пункты паспорта заполняют подчеркиванием соответствующих сведений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственно ответственный за ведение каталога/ картотеки.

При заполнении пунктов 7, 8, 10 необходимо иметь в виду следующее:

7* - Слева в столбик перечисляют все отделы-фондодержатели фондов.

       Справа отдельным столбцом перечисляют все виды документов, которые присутствуют в данном каталоге/картотеке, например, указывают: «статьи из газет, журналов, продолжающихся изданий и сборников».

8*- Указывают способ группировки материала: основной ряд – алфавитный, систематический, хронологический, нумерационный, тематический. Сведения об организации материала в пределах каждого деления дают подробно, отражают исключения из общих правил, специфику организации карточек в каталоге.

10* - Указывают особенности внутреннего и внешнего оформления.

Внутреннее – разделители, их виды, принятые формы, размеры, цветовое решение.    

Внешнее – нумерация ящиков, оформление этикеток, цветовое решение этикеток.

Данные паспорта проверяют и обновляют ежегодно. При необходимости можно заменять отдельные листы паспорта или использовать вкладные листы.